Si vous vous êtes déjà demandé comment identifier efficacement les défis et les opportunités d’amélioration au sein de votre organisation, cet article est fait pour vous.
Vous allez plus loins ? Nous avons préparé pour vous un questionnaire pour diagnostiquer votre organisation Lean en 2 minutes ! Il est gratuit, rapide et vous avez une réponse en 48h.
Vous êtes confrontés à des défis opérationnels complexes, des obstacles à la croissance et des inefficacités dans vos processus ? Vous vous demandez comment aligner vos pratiques avec les objectifs stratégiques de votre entreprise ? C’est précisément là que le diagnostic Lean entre en jeu.
Alors vous avez besoin de faire évoluer vos façons de faire.
Dans ces moments, il devient impératif de repenser vos méthodes de travail. Mais par où commencer ? Quelles actions prioriser ? Quels sont les retours sur investissement attendus ? Pour répondre à toutes ces questions, rien de tel qu’un diagnostic Lean.
Faire un diagnostic, c’est se positionner comme un médecin qui examine attentivement l’état de santé de votre entreprise. C’est une démarche méthodique qui consiste à identifier les symptômes (les problèmes) grâce à une variété de méthodes et d’outils, pour ensuite recommander les actions nécessaires afin d’atteindre vos objectifs stratégiques.
Le diagnostic Lean est une étape clé qui va permettre de réaliser une photo de la situation actuelle, basée sur des échanges avec plusieurs interlocuteurs, des données factuelles, des observations de la réalité sur le terrain. C’est ce travail de groupe qui va permettre d’identifier les problèmes et donc les opportunités d’améliorations à mettre en œuvre pour décider des actions priorisées sur les semaines et mois à venir (la feuille de route).
Il s’agit donc d’un travail collaboratif qui va permettre à tous de prendre conscience du besoin de changement. C’est d’ailleurs une des clé pour amorcer la conduite du changement et donc faire en sorte que la transformation engagée soit pérenne.
Découvrez le détail de chacune de ces étapes ci-dessous.
Avant de plonger dans le diagnostic proprement dit, il est essentiel de bien préparer le terrain. Cette première étape revêt une importance capitale car elle pose les fondations de tout le processus. Voici les principaux éléments à considérer lors de la préparation de votre diagnostic Lean :
Vision stratégique de l’entreprise
Initier un diagnostic c’est bien, mais encore faut-il quoi chercher, et surtout pourquoi ? avec quels objectifs ?
En collaboration avec le sponsor du projet, analysez le macro-processus de l’entreprise et les principaux indicateurs de performance associés pour définir les objectifs spécifiques du diagnostic ainsi que son périmètre. Cette étape vous permettra de dresser une liste des activités à réaliser et des personnes clés à impliquer dans le processus de diagnostic.
Utilisez une feuille de cadrage et un planning pour formaliser le contenu de cette étape et assurer une gestion efficace du projet.
Mobilisation de l’équipe terrain
Lors de la planification des activités de diagnostic, assurez-vous d’inclure des membres de l’équipe terrain, c’est-à-dire les opérationnels qui sont directement impliqués dans les processus quotidiens de l’entreprise. Leur expertise et leur connaissance des réalités du terrain seront précieuses pour identifier les problématiques réelles et proposer des solutions pertinentes.
Gardez à l’esprit le concept de l’iceberg de l’ignorance, qui souligne l’importance de consulter ceux qui sont directement confrontés aux défis opérationnels pour une compréhension approfondie des problèmes.
Une fois que le terrain est préparé, il est temps de passer à l’action et de conduire le diagnostic Lean. Cette étape implique une analyse approfondie de différents aspects de votre entreprise à l’aide d’une méthodologie structurée. Voici les principales étapes à suivre pour mener à bien cette phase cruciale :
Nous avons développé une méthodologie de diagnostic à travers 6 axes. Bien sûr, il n’est pas nécessaire de tous les réaliser et d’utiliser l’ensemble des outils associés, mais l’objectif est d’offrir une vision large de ce qu’il est possible de réaliser pour pouvoir sélectionner les activités qui vont apporter de la valeur pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Dans tous les cas, l’objectif est de faire ressortir des problèmes, des irritants, à transformer en opportunités d’amélioration.
Utilisation d’un référentiel
Vous pouvez également vous reposer sur l’application d’un référentiel pour mener votre diagnostic. Soit en partant d’un référentiel externe si vous n’en avez pas (ou si vous souhaitez vous benchmarker avec d’autres pratiques), ou alors en utilisant un référentiel interne groupe s’il existe.
Vous l’avez compris, vous disposez d’une boîte à outil complète, à utiliser à bon escient pour aller chercher ce que vous voulez obtenir. C’est un peu comme un jeu de carte à votre disposition : prenez un pas de recul et utilisez les cartes adaptées à votre besoin.
Une fois les activités de diagnostic menées à bien, il est temps de passer à l’étape de compilation, d’analyse et de synthèse des données recueillies. Cette phase est cruciale pour tirer des conclusions pertinentes et éclairées sur l’état actuel de votre entreprise. Voici les principales étapes à suivre pour réaliser cette synthèse de manière efficace :
Tout d’abord, compilez toutes les données collectées au cours du diagnostic. Cela peut inclure des résultats d’enquêtes, des rapports d’observation sur le terrain, des analyses de processus, des entretiens avec le personnel, etc. Assurez-vous d’avoir une vue d’ensemble complète et précise de toutes les informations disponibles pour en faire ressortir les problématiques majeures.
Une fois que les données sont compilées, procédez à une analyse approfondie pour en extraire les tendances, les corrélations et les insights clés. Identifiez les forces et les faiblesses de votre organisation, ainsi que les principaux défis et opportunités d’amélioration. Cette analyse vous permettra de prendre des décisions éclairées sur les actions à entreprendre pour améliorer les performances de votre entreprise.
N’hésitez pas à solliciter les équipes sur cette phase pour avoir une vision commune.
Si vous avez encore des « trous dans la raquette », pas de soucis, réajuster votre plan et menez les activités supplémentaires nécessaires.
Réalisation d’une synthèse avec les axes de travail à engager
Pour vous aider à identifier les bons axes de travail à partir des problématiques remontées au cours du diagnostic, vous pouvez vous référer au temple Toyota.
Une fois les axes de travail identifiés, place à la valorisation des gains. Il s’agit d’un enjeu fort pour la dynamique d’une démarche d’Excellence Opérationnelle car elle permet de prendre les décisions de priorisation à la suite d’un diagnostic et également de valider les gains obtenus à l’issu des projets. Cette estimation n’est pas toujours si simple et nécessite de mobiliser diverses compétences (collaborateurs, directions, RH, contrôle de gestion).
L’estimation des gains se fait selon la matrice multidimensionnelle de la performance présentée ci-dessous et doit être validé par le sponsor pour s’assurer qu’ils correspondent à ses objectifs.
Une fois que la situation actuelle de votre entreprise a été clairement identifiée et analysée, il est temps de passer à l’élaboration de la feuille de route Lean. Cette feuille de route, également appelée roadmap ou masterplan Lean, constitue le plan d’action détaillé qui guidera votre entreprise vers l’amélioration continue et l’excellence opérationnelle. Voici les étapes à suivre pour élaborer une feuille de route Lean efficace :
Restitution de la synthèse du diagnostic et validation des axes de travail
Tout d’abord, restituez les principales conclusions et recommandations issues de la synthèse du diagnostic. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent clairement les défis et les opportunités identifiés, ainsi que les actions à entreprendre pour les adresser.
Ce travail doit se faire en groupe et surtout pas tout seul ! Utilisez la méthodologie du catch ball pour vous assurer que les axes de travail sélectionnés permettent bien d’atteindre la stratégie d’entreprise sur le long terme (horizon 3-5 ans).
Bien évidemment, il n’est pas possible de planifier l’ensemble des activités de manière détaillée sur les 3-5 ans à venir. Cela serait inutile car la situation aura changée dans 1 an. Pour commencer, focalisez-vous sur une feuille de route sur les 12 à 18 mois, et ajoutez-y un plan d’action quick wins sur les semaines et mois à venir.
Elaboration de la feuille de route
Votre feuille de route peut ressembler à la suivante :
Mise en place des actions de conduite du changement
Assurez vous bien d’y inclure les actions de conduite du changement ainsi que la montée en compétences des équipes (via la formation et le coaching principalement) pour mettre en place l’organisation cible nécessaire et permettant de supporter la transformation de manière pérenne.
Définition de la gouvernance et du suivi
En élaborant une feuille de route Lean solide, vous pourrez guider votre entreprise vers une transformation réussie, en alignant vos actions sur les objectifs stratégiques à long terme.
N’oubliez pas que la conduite du changement et une gouvernance efficace sont également des éléments clés pour assurer le succès de votre démarche Lean.
Avec engagement et détermination, vous pourrez surmonter les défis et atteindre l’excellence opérationnelle. Bonne route vers la performance industrielle !
