Qu’est-ce que la cartographie des processus (VSM) et pourquoi est-elle importante ?

La cartographie des processus (Value Stream Mapping ou VSM) permet de visualiser, d’analyser et d’optimiser les flux de valeur d’un produit ou service. Elle aide à identifier les gaspillages, à améliorer les délais et à renforcer la compétitivité grâce à une vision claire des étapes nécessaires pour satisfaire les besoins des clients.

Comment cadrer un chantier VSM efficacement ?

Pour cadrer un chantier VSM, il est essentiel de réunir un sponsor, un pilote et un animateur, d’utiliser des objectifs SMART, d’identifier le produit ou service à cartographier et de composer une équipe couvrant l’ensemble du processus. Planifiez des journées intensives avec une équipe dédiée pour maximiser l’efficacité.

Quelles sont les étapes principales d’un chantier VSM ?

Un chantier VSM se déroule en 10 étapes clés : cadrer le chantier, préparer les journées intensives, former l’équipe mobilisée, réaliser une macro-cartographie sur le terrain, dessiner la situation actuelle, recueillir des données supplémentaires, dessiner la situation cible, identifier les actions à mener, formaliser le plan d’action et enfin, mettre les actions en œuvre.

Quels sont les gaspillages (muda) identifiés dans une VSM ?

Les principaux gaspillages identifiés dans une VSM incluent la surproduction, les stocks inutiles, les attentes, les transports inutiles, les mouvements inutiles, la non-qualité et les processus excessifs. Ces gaspillages représentent des opportunités d’optimisation pour réduire les délais et améliorer l’efficience.

Comment dessiner la situation actuelle et la situation cible dans une VSM ?

La situation actuelle est représentée en cartographiant les flux physiques et d’information réels, avec des données clés telles que les temps de cycle et les taux de rebut. La situation cible est élaborée en supprimant les gaspillages identifiés et en appliquant des principes d’amélioration comme le flux continu ou le juste-à-temps.

Comment prioriser les actions dans un chantier VSM ?

Pour prioriser les actions, utilisez une matrice de priorisation qui évalue chaque action en fonction de ses bénéfices et de l’effort requis. Les actions à gains rapides (quick wins) doivent être mises en avant pour montrer des résultats immédiats et maintenir la motivation de l’équipe.

Quels outils et ressources sont nécessaires pour réaliser une VSM ?

Pour réaliser une VSM, vous aurez besoin de papier kraft, de marqueurs, de post-it pour la visualisation, d’un espace dédié pour le travail en équipe, et éventuellement d’outils de collecte de données comme des tableaux ou des systèmes numériques pour représenter les flux et les données clés.

Comment assurer le succès de la mise en œuvre des actions issues d’un chantier VSM ?

Le succès de la mise en œuvre repose sur un plan d’action clair (quoi, qui, quand), un suivi régulier des progrès, des indicateurs de performance définis et une communication continue avec l’équipe et le sponsor. Impliquer activement les acteurs opérationnels est également crucial.

VSM : La cartographie des processus en 10 étapes.

16 octobre 2024

Le temps de lecture estimé pour cet article est d’environ 15 minutes.

Dans cet article, nous plongeons directement dans l’action. Pas de théorie sans fin, mais un plan d’action concret. Nous vous accompagnons, étape par étape, pour cartographier vos processus à l’aide d’un outil appelé VSM (Value Stream Mapping), identifier les points d’amélioration et créer la feuille de route vers l’excellence opérationnelle.

Dans le secteur industriel, l’efficacité des processus est la clé de la compétitivité.
Notre objectif ici : vous guider et vous donner les astuces pour cartographier les processus et booster la performance de votre entreprise.

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Pourquoi est-ce que la cartographie de processus (VSM) est importante ?

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Un bon schéma vaut mieux qu’un long discours, alors utilisons le cercle d’or de Simon Sinek pour présenter la cartographie de processus.

Pour vous aider à vous projeter, voici une salle à l’issue d’un « Chantier cartographie de processus » !

Et que peut-on cartographier ? A peu près tout … comme le flux physique d’un produit au sein d’un site industriel, le flux d’information d’une usine (ERP par exemple), ou encore le flux d’un service dans un environnement bureau.

Etape 1 : Cadrez votre chantier VSM

Réunissez le sponsor et le pilote du chantier.

Le sponsor, c’est le demandeur, celui qui va vous donner un objectif et qui pourra lever les points bloquants tout au long du chantier.
Le pilote, c’est le responsable hiérarchique de l’équipe mobilisée, celui qui pourra assurer la disponibilité des ressources et qui sera le garant de la mise en œuvre du plan d’action.
L’animateur, c’est vous, le responsable des choix méthodologiques pour amener le groupe à avoir une vision commune des problématiques actuelles, les faire réfléchir sur les solutions à mettre en place et livrer le plan d’action.

Utilisez une feuille de cadrage, comme le format Six Pack, pour cadrer le chantier et définir les objectifs SMART.

Comme disait Edwards Deming, « Ce qui ne se mesure pas, ne s’améliore pas », alors soyez factuel pour bien comprendre le contexte actuel, demandez à voir les KPIs suivis, et surtout analysez leur tendance.

Sélectionnez le produit (ou service) à cartographier, pour cela plusieurs possibilités :

Choisir le produit qui est le plus représentatif de l’activité, ce qu’on appelle un High Runner.
Choisir le produit sur lequel les équipes rencontrent le plus de difficultés, ou celui dont les volumes vont beaucoup augmenter prochainement.
Si il y a beaucoup de produits avec des volumes homogènes, utilisez une matrice produit/process pour faire ressortir le produit qui permettra de couvrir un maximum d’étapes du processus.

Dressez la liste des participants.

Gardez en tête que les experts sont ceux qui font au quotidien, les opérationnels.
Faites bien attention à composer l’équipe qui va permettre de couvrir le processus complet.
Il est important de garder le même groupe sur toute la durée du chantier pour permettre une prise de recul, un consensus sur la situation actuelle et une bonne compréhension des impacts des uns sur les autres.

Il ne reste qu’à planifier les dates de chantier. 😉

L’idéal c’est de travailler en mode intensif avec une équipe dédiée sur une semaine complète.
Mais il est aussi possible de planifier des journées espacées dans le temps, selon la disponibilité des équipes et l’intensité que vous souhaitez y mettre.

Incitez le pilote à faire une communication à son équipe pour éviter les bruits de couloir.

Etape 2 : Préparez les journées intensives Value Stream Mapping

Comme on dit chez nous, « La clé d’une journée réussie, c’est la bonne préparation », alors préparez des agendas détaillés. C’est cadeau, voici une version de base (à personnaliser).

Et avant de passer à la suite, vérifiez bien d’avoir coché toutes les cases de notre to do list :

Cadrage réalisé avec le sponsor et le pilote.
Communication à l’équipe faite.
Présence équipe terrain couvrant l’ensemble du processus.
Agenda détaillés préparés.
Invitations envoyées.
Réservation d’une même salle sur toute la durée du chantier.
Matériel : papier kraft, scotch, ciseaux, post-it (pas de pub hein), stylo de couleurs, marqueurs.

Etape 3 : Formez l’équipe mobilisée à la VSM

Débutez la première journée par un petit-déj « Café-Chantier » et prenez un moment pour partager les fondements de la démarche.

Revenir sur l’état d’esprit et les principes de l’Excellence Opérationnelle.

Insister sur le fait qu’il ne faut pas masquer les problèmes mais les mettre sur la table et en parler, ça permettra d’introduire les muda, les gaspillages du processus :

Surproduction : Produire plus que ce dont le client a réellement besoin est le pire de tous les muda car il va entrainer tous les autres !
Stock inutile : Posséder plus de stock que nécessaire pour répondre à la demande du client.
Attente : Temps d’arrêt inutile des employés ou des machines en raison d’attentes.
Transport : Déplacement excessif de matériaux ou de produits sans valeur ajoutée.
Mouvements inutiles : Mouvements non essentiels des employés ou des machines pendant le processus de production.
Non qualité : Produire des produits défectueux qui nécessitent des corrections ou des retouches. La sur-qualité est également un muda.
Processus excessif : Effectuer des activités qui ne sont pas nécessaires pour satisfaire les exigences du client.

Introduisez les points clés de la méthode de cartographie de processus :

Représenter visuellement la situation actuelle, pour ensuite se projeter sur la situation cible, et finir par le plan d’action.

Partir du client dans un monde réel, cartographier ce qu’il se passe dans la vraie vie.
Se concentrer sur la valeur (ou le service) attendue par le client :
- Pour identifier les tâches qui représentent de la Valeur Ajoutée (VA), c’est-à-dire ce pour quoi le client est prêt à payer.
- Et identifier ce qui n’est pas de la Valeur Ajoutée (NVA), les gaspillages.

Ce qu’il faut faire, c’est regarder le délai, entre le début et la fin du processus (le lead time), par exemple entre le moment où le client passe commande jusqu’au moment où le paiement est reçu. Et réduire ce délai en éliminant tous les gaspillages.
Visualiser et partager ensemble les problèmes vécus.
Trouver ensemble des solutions.
Définir ensemble les actions à mettre en œuvre dans le plan d’action.

Expliquez la légende qui sera utilisée pour cartographier le processus et l’écrire sur le papier kraft avec des post-it.

Responsabilisez l’équipe en attribuant des rôles à chacun, par exemple une personne par type de post-it en suivant la légende.

Rappelez les mots d’ordre :

Pas focus sur solutions mais sur problèmes.
Partage.
Ecoute active.

Etape 4 : Faites une macro cartographie sur le terrain

Redéfinissez bien le produit qui va être suivi, le processus qui va être cartographié, les bornes début/fin ainsi que l’ensemble des interlocuteurs mobilisés.

Allez sur le terrain avec l’ensemble de l’équipe pour suivre le processus du début à la fin.

Prenez des notes en identifiant les macro-étapes suivis par le produit.

Avant d’aller sur le terrain, rappelez à la personne en charge d’écrire les problèmes sur des post-it que son rôle débute dès à présent !

Etape 5 : Value Stream mapping : dessinez la situation actuelle

Définissez la structure de la VSM (Value Stream Mapping ou cartographie du flux de valeur en français) :

Si vous faites une cartographie sur un scope important (usine par exemple), ne rentrez pas dans le détail de chacune des tâches et optez pour une VSM globale. Cela vous permettra d’avoir une vision haute puis de zoomer par la suite, seulement sur les parties du processus qui en ont besoin.

Si vous travaillez sur un scope précis et qu’il est important de faire ressortir le détail des tâches opérationnelles et les interactions entre les acteurs du processus, optez pour une VSM détaillée.

Animez l’équipe pour partager les flux de valeur (physique et d’information) et les représenter visuellement sur le papier kraft.

Ajoutez-y les données clés par étape avec l’équipe : temps de cycle, taux de rebuts, TRS, en-cours, nombre d’opérateurs, etc. Pour cela, utilisez des data box, qui peuvent contenir les informations suivantes :

N’hésitez pas à retourner sur le terrain si nécessaire ! Faites ressortir les valeurs clés de la VSM :

Le Takt Time, c’est l’intervalle de temps entre 2 demandes client.
Le Lead Time, c’est le temps de traversée du produit ou de l’information dans le processus.
L’efficience du processus, c’est le ratio entre la somme des temps des étapes à valeur ajoutée, et le temps total d’écoulement (le lead time).

En fin de journée, dressez la liste avec l’équipe des données importantes à collecter avant de faire la situation cible.

A l’issue de la VSM, il n’est pas forcément nécessaire de reformaliser sur Excel ou sur PowerPoint, sauf si cela vous apporte de la valeur.

PS : pour aller plus loin sur cette méthodologie, nous vous conseillons le livre « Bien voir pour mieux gérer » de John Shook et Mike Rother, une référence sur ce sujet.

Etape 6 : Recueillez les données supplémentaires sur la VSM

Mettez en œuvre le plan d’action de collecte de données entre la situation actuelle et la situation cible.

Données inexploitées : analyse des réclamations, des non-conformités, des TRS, du parc machine.
Données à collecter : observations continues, campagne de batonnage.

Réfléchissez à la meilleure façon visuelle de représenter ces données pour que l’interprétation de l’équipe chantier soit directe et sans ambiguïté.

Soyez le plus factuel possible pour prendre les bonnes décisions par la suite, attention cependant à ne pas tomber dans l’extrême et passer trop de temps sur cette étape.

N’hésitez pas à utiliser la salle pour communiquer entre les sessions avec le reste des équipes.

Étape 7 : Dessinez la situation cible (VSD)

Remettez toute l’équipe dans le bain avec un rappel des réalisations de l’atelier VSM (Value Stream Mapping), puis partagez les éléments factuels collectés.

Expliquez l’objectif de la journée, qui est d’établir la situation cible, c’est-à-dire le processus futur idéal.

Commencez par lister, avec l’équipe, les principes clés que la cible doit respecter, par exemple :

0 accident.
0 déplacement inutile.
0 stock.
0 défaut.
0 panne.
Activité lissée.
Gestion des priorités.
Rendre visible l’avance/retard.

Rappelez la légende utilisée précédemment et dessine la VSD (Value Stream Design ou dessin du flux de valeur en français).

Utilisez les concepts du JIT (Just In Time) pour guider le groupe à prendre les bonnes décisions : lisser la production, mettre en place des flux continus, travailler les bords de ligne et le supermarché, produire au bon rythme, mettre en place le flux tiré, produire en juste à temps. N’hésitez pas à nous dire si ce sujet vous intéresse, nous pourrons écrire un article sur ce sujet passionnant. 😉

Utilisez le moyen mnémotechnique ECRSA pour animer le groupe, à chaque étape, il suffit de se demander s’il est possible de :

Eliminer, le plus facile : pourquoi la garder si c’est inutile ?
Combiner, la regrouper avec d’autres tâches pour travailler mieux.
Restructurer, la paralléliser ou la faire à un autre endroit du processus.
Simplifier, en repensant la façon de faire.
Automatiser, existe-t-il des solutions digitales ?

N’hésitez pas à faire des sous-groupes si le sujet s’y prête, cela permettra d’être plus productif sur la journée. Attention à la communication entre les sous-groupes dans ce cas !

Étape 8 : Identifiez les actions à mener

Faites ressortir les actions à mettre en œuvre, cela peut-être des actions simples ou des chantiers à initier : 1 idée par post-it vert.

Priorisez les actions avec l’équipe, pour cela la matrice de priorisation est un outil top, qui permet d’évaluer chacune des actions en termes de bénéfices (en lien avec les objectifs du projet) et d’effort (qui peut être lié aux ressources disponibles, ou au coût).

L’objectif de cet outil n’est pas forcément d’être très précis dans la quotation, mais plutôt de se poser les mêmes questions de priorisation (bénéfices/efforts) pour chacune des actions et ainsi de les prioriser.

Etape 9 : Formalisez le plan d’action

Complétez chacune des actions avec :

Les ressources à engager pour la mener à bien.
Les gains attendus à la suite de sa mise en œuvre.

Identifiez un plan d’action Quick Wins (à gains rapides), c’est important que les équipes voient rapidement les premiers retours, et le sponsor sera aux anges.

Etablissez la feuille de route, qui doit à minima faire apparaître un « Quoi, Qui Quand ».

Ne soyez pas trop ambitieux (timing, découpage des chantiers), le plus important est d’avancer et de garder la motivation dans le temps.

Etape 10 : Action !

« Y à plus qu’à ! »

Assurez-vous d’avoir mis en place le bon pilotage de projet pour suivre la mise en œuvre des actions et leurs résultats dans le temps. Pour cela, les incontournables sont :

Un pilote de la feuille de route.
Une routine : suivi régulier d’avancement, de prise de décision et de planification.
Un plan d’action suivi et à jour.

Conclure avec le VSM

En suivant ces 10 étapes de cartographie des processus, vous maximisez les chances de réussite. L’essentiel ? Appliquer en passant à l’action.

Dernier point clé, n’oubliez pas de garder un contact direct avec le sponsor sur toute la durée du chantier : proposez-lui de venir introduire la première journée de travail avec le groupe, faites le participer à certains debriefs de fin de journée, passez à son bureau après chaque séance, remontez-lui les points de blocages, et mettez en avant les premiers succès.

Chaque étape compte. Maintenant, il ne nous reste plus qu’à vous encourager à mettre en pratique ces méthodes. Restez concentré sur vos objectifs tout en écoutant l’équipe.

Souvenez-vous : la constance dans vos efforts vous mènera vers des processus plus performants. La clé ? Appliquer, adapter et avancer.

Prêts à transformer les processus de votre entreprise pour plus d’efficacité grâce au Value Stream Mapping ? C’est à vous de jouer !

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