Dans cet article, nous vous invitons à plonger au cœur des enjeux, des méthodes et des outils qui façonnent l’univers de la gestion de projet. Que vous soyez novice en la matière ou expert chevronné, vous découvrirez ici une exploration exhaustive et accessible, étape par étape, de cette discipline cruciale pour toute entreprise souhaitant prospérer dans un environnement en perpétuelle évolution.
Avant d’aborder la gestion de projet, il est essentiel de comprendre ce qu’est un projet en lui-même. Selon la norme ISO 10006:2003, un projet est un processus unique, caractérisé par un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, ayant des dates de début et de fin, et visant à atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources.
Dans tous les cas, un projet est rythmé par des jalons structurants et des livrables concrets résultant des activités menées.
La gestion de projet, quant à elle, est un processus visant à guider l’ensemble des phases de la vie d’un projet, de A à Z, pour atteindre les objectifs fixés.
Contrairement à une idée répandue, la gestion de projet n’est pas réservée aux grandes entreprises fortunées, mais repose avant tout sur le bon sens, soutenu par des compétences, des outils et des techniques propres à ce domaine. Cet article va vous permettre de les découvrir.
La gestion de projet repose sur trois contraintes principales, symbolisées par le triangle d’or : la qualité, les coûts et les délais. Chacun de ces éléments joue un rôle crucial dans la réalisation et la livraison réussie d’un projet.
La qualité ne se réduit pas à respecter les échéances, mais englobe également la conformité aux attentes du client. Les coûts, tant financiers qu’en ressources humaines, doivent être évalués et surveillés tout au long du projet pour garantir sa rentabilité. Les délais, eux, matérialisent le temps nécessaire à la réalisation des tâches. Il est crucial de noter que 84% des projets échouent, principalement en raison d’un manque de communication.
Quel est le point commun à tous ces échecs ? Le manque de communication. Il est essentiel de comprendre que les trois piliers de la gestion de projet – qualité, coûts et délais – sont étroitement liés et interdépendants. Ainsi, une communication interne fluide entre tous les acteurs concernés est nécessaire pour garantir la performance globale du projet.
Trouver et maintenir l’équilibre entre ces trois contraintes clés est décisif pour la réussite du projet. Cela signifie non seulement communiquer efficacement sur les objectifs, les attentes et les progrès du projet, mais aussi écouter activement les besoins et les préoccupations des parties prenantes. Une communication transparente et ouverte favorise la collaboration, la résolution rapide des problèmes et la prise de décisions éclairées.
Structurer la gestion de projet est essentiel pour garantir sa réussite. Cela implique de suivre un processus clair et méthodique, soutenu par des outils appropriés à chaque étape du projet. Voici les six étapes fondamentales de la gestion de projet, accompagnées des outils et des techniques qui les soutiennent :
Avant de démarrer effectivement un projet, il est crucial de s’assurer de sa pertinence et de prendre une décision éclairée quant à sa faisabilité. Cette phase implique des activités telles que l’analyse SWOT, les ateliers de sélection de projets, la collecte de données, les entretiens et les études de faisabilité et d’opportunité.
Une fois le projet validé, il est temps de le lancer officiellement. Cette phase implique de définir clairement le cadre du projet, les objectifs, les livrables attendus, les délais, les coûts, les parties prenantes et les risques associés.
Une fois que les bases du projet sont établies, il est temps de planifier les activités de manière détaillée. Cela inclut la création de planning détaillés, l’allocation des ressources et des budgets, l’identification des dépendances et l’établissement de mécanismes de suivi et de contrôle.
C’est à ce stade qu’il faut choisir la méthode de gestion du projet la plus appropriée : classique, agile, Scrum, Prince, cycle en V, cascade (également appelé Waterfall), ou opter pour une méthode hybride.
Cette phase implique la mise en œuvre concrète du plan établi. Les équipes travaillent sur les activités prévues, les livrables sont produits et les problèmes éventuels sont traités au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Pendant l’exécution du projet, il est essentiel de surveiller et de contrôler régulièrement l’avancement. Cela implique de comparer les résultats réels aux prévisions, d’identifier les écarts et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Une fois que tous les objectifs du projet ont été atteints et que les livrables ont été remis au client, il est temps de clôturer formellement le projet. Ou plutôt d’en assurer la transition, surtout dans le cas où le projet débouche sur une phase opérationnelle, car il va être important de passer le relai vers des activités permanentes (les éléments produits au cours du projet constitueront alors autant de ressources précieuses pour la suite). Cela implique de documenter les leçons apprises, de fournir un retour d’expérience et de transférer les responsabilités aux parties prenantes appropriées. C’est également l’occasion de célébrer les résultats et de marquer la fin du projet, pour que chacune des personnes impliquées puissent passer à d’autres projets !
Un chef de projet doit donc avoir de bonnes capacités de communication pour interagir de manière efficace avec tous les intervenants en transmettant les bonnes informations au bon moment et aux bonnes personnes.
Au-delà de la mise en œuvre d’un processus structuré, la gouvernance de projet joue un rôle crucial dans la réussite et la viabilité à long terme des initiatives. La gouvernance définit le cadre organisationnel et décisionnel dans lequel le projet évolue, garantissant ainsi l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et la prise de décisions éclairées à chaque étape du processus.
Pour cela, n’hésitez pas à mettre en place un système de management de la performance via des Obeya room au plus proche du terrain, ce qui donne une vision globale sur l’avancée des projets, améliore la réactivité en voyant au plus tôt les problèmes, et facilite la conduite du changement.
Si plusieurs projets sont en cours, il est intéressant de mettre en place un portefeuille projet avec un PMO (Project Management Officer) qui va permettre de coordonner et de gérer efficacement plusieurs projets en cours afin d’atteindre les objectifs stratégiques définis.
Et bien sûr vous pouvez utiliser des solutions digitales pour manager vos projets, très utile surtout lorsque les équipes ne sont pas toutes sur le même site !
En suivant des méthodes structurées, en utilisant des outils appropriés et en favorisant une communication transparente et une gouvernance solide, les organisations peuvent maximiser leurs chances de réussite dans la réalisation de leurs initiatives.
Se concentrer sur ces aspects essentiels permet non seulement d’atteindre les objectifs fixés, mais également de créer de la valeur, de renforcer la collaboration et de maintenir la satisfaction des parties prenantes tout au long du processus.
