Contexte :
Aurélien Lépine est artisan menuisier-agenceur indépendant depuis plus de 11 ans. Spécialisé dans la conception et la fabrication de mobilier sur mesure, il accompagne ses clients de la définition du besoin jusqu’à l’installation finale.
Comme de nombreux artisans, l’ensemble de l’activité reposait essentiellement sur le dirigeant : prospection, rendez-vous clients, chiffrage, devis, facturation, production et pose.
La croissance de l’entreprise se heurtait progressivement à plusieurs contraintes organisationnelles. Une part importante du temps était consacrée à l’administratif et aux études préalables, au détriment de la production et du développement commercial.
L’objectif de l’accompagnement était donc de structurer l’activité, simplifier les tâches administratives et identifier des leviers concrets de productivité grâce aux outils digitaux et à l’intelligence artificielle.
Enjeux :
Sécuriser la gestion des devis et des factures tout en limitant le temps consacré aux tâches administratives.
Permettre l’obtention rapide d’estimations budgétaires afin d’éviter plusieurs heures de travail sur des projets non qualifiés.
Intégrer des outils simples et directement applicables pour la rédaction, l’organisation et la relation client.
Créer des méthodes et des outils reproductibles permettant d’accepter davantage de projets tout en conservant la rentabilité.
Répondre plus rapidement aux demandes clients et améliorer la qualité des échanges dès les premiers rendez-vous.
L'accompagnement d'Aurélien Lépine s'est déroulé en plusieurs étapes complémentaires, avec une approche pragmatique centrée sur les problématiques quotidiennes de l'entreprise.
1. Diagnostic de l'organisation et des outils existants.
Analyse des méthodes de travail, des outils utilisés et des principaux irritants opérationnels.
Identification des tâches les plus chronophages : chiffrage, gestion administrative, facturation et qualification des demandes clients.
2. Structuration de la facturation et de la gestion administrative.
Mise en place d'un outil de devis et facturation conforme aux nouvelles obligations réglementaires.
Paramétrage de l'environnement, création des modèles et accompagnement à la prise en main.
3. Développement d'un outil de chiffrage adapté au métier. Construction d'un outil permettant de générer rapidement des estimations budgétaires à partir des caractéristiques du projet. Intégration des paramètres métier : matériaux, temps de fabrication, niveau de finition, marge et complexité.
4. Mise en place d'outils de qualification commerciale.
Création d'un formulaire de qualification et structuration du processus de collecte d'informations prospects.
Objectif : limiter le temps passé sur des projets peu qualifiés.
5. Formation aux usages de l'intelligence artificielle.
Accompagnement à la prise en main de l'IA générative pour des usages directement applicables dans l'activité quotidienne : rédaction d'e-mails, création de contenus, génération de visuels, aide à la projection client et optimisation de l'organisation du travail.
En quelques semaines, Aurélien dispose d’une organisation plus structurée, d’outils adaptés à son activité et de nouvelles méthodes de travail lui permettant de consacrer davantage de temps à son cœur de métier.
Un chiffrage quasi instantané
L’estimation budgétaire peut désormais être réalisée directement lors du rendez-vous client, sans passer plusieurs heures en étude préalable.
Moins de temps consacré à l’administratif
La gestion des devis et factures est simplifiée grâce à un outil dédié et conforme aux obligations réglementaires.
Des projets mieux qualifiés
Les demandes sont analysées plus rapidement, permettant d’éviter du travail sur des projets qui n’aboutiront pas.
Une utilisation concrète de l’IA au quotidien
L’intelligence artificielle est désormais utilisée pour la rédaction, la création de contenus et l’organisation du travail.
Une activité plus sereine et plus rentable
Grâce aux gains de temps réalisés, l’entreprise peut accepter davantage de projets tout en conservant sa rentabilité.
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