Pourquoi est-il important de parler d’UAP avant de parler du rôle de team leader ?

Le team leader n’a de sens que dans une unité autonome de production (UAP). Une UAP est un groupe structuré et autonome qui produit des produits spécifiques dans un environnement donné, tout en respectant des standards. Les team leaders y animent les îlots de production pour atteindre les objectifs fixés.

Comment rédiger une fiche de poste pour un team leader ?

La fiche de poste d’un team leader doit inclure des responsabilités telles que l’organisation des plannings, le respect des standards, la gestion des performances en temps réel, l’accueil et la formation des nouveaux arrivants, l’animation de l’amélioration continue et la gestion des problématiques opérationnelles.

Quelles compétences sont nécessaires pour devenir un bon team leader ?

Un bon team leader doit avoir une excellente connaissance du travail, des responsabilités, une pédagogie pour former ses équipes, la maîtrise des méthodes d’amélioration continue et un fort leadership pour coordonner son équipe.

Comment accompagner et former un team leader dans ses nouvelles fonctions ?

Pour former un team leader, proposez un parcours comme le Lean Yellow Belt, qui inclut des formations sur les fondamentaux du Lean, l’amélioration continue, les postures managériales, la résolution de problèmes, et l’animation de la performance. Un accompagnement pratique et des sessions de coaching sont également nécessaires pour ses premières réalisations.

Comment évaluer et maintenir le rôle de team leader sur le long terme ?

Assurez un suivi continu des performances du team leader avec des indicateurs clés, proposez des formations régulières, encouragez leur participation à des chantiers d’amélioration et organisez des feedbacks fréquents pour ajuster leurs responsabilités et compétences.

Rôle Team Leader : Mettre en place son rôle au sein d'une UAP

Q: Quelles sont les responsabilités principales d’un team leader ?

Un team leader passe 50% de son temps à appliquer les standards, 40% à les améliorer et 10% à innover. Il est le référent organisationnel et technique de son îlot de production, garantissant la qualité, la productivité et la résolution de problèmes.

16 octobre 2024

Le temps de lecture estimé pour cet article est d’environ 8 minutes.

Pour rester leader sur son marché, une entreprise a besoin d’une structure solide et de synergies fluides entre ses équipes. Cet article vous plonge dans le monde des unités autonomes de production (UAP), mettant en lumière le rôle essentiel du team leader lean.

Pas de théorie complexe ici, mais des leviers d’action concrets pour booster la compétitivité de votre industrie.

Vous découvrirez pas à pas comment mettre en place ce profil clé au sein d’une entreprise. Prêt à donner un nouvel élan à votre organisation ? Bonne lecture !

Pourquoi doit-on parler d’UAP avant de parler de team leader ?

Tout simplement car le team leader n’a de sens que dans une unité autonome de production (UAP).

Pour faire court, une équipe autonome c’est un groupe de personnes organisées au sein de l’entreprise. La taille idéale est de 7 personnes.

Cet îlot de production doit :

Produire des produits donnés, dans un espace et un environnement donné, tout en respectant un certain nombre de règles convenues : les standards.
Et améliorer ses résultats pour atteindre les objectifs fixés, le tout avec une forte réactivité, en résolvant les problèmes au plus près de la source d’apparition et là où la valeur est créée : sur le genba.

Et chacun de ces îlots de production va être animé par un team leader.

Bien sûr, une unité autonome peut comporter plusieurs îlots de production.

En y ajoutant les équipes de maintenance, de la qualité et de logistique, on obtient ce qu’on appelle une unité autonome de production (UAP). Un manager d’unité supporte le tout.

Cette unité autonome de production (UAP) peut compter sur le top management et sur les fonctions supports pour fonctionner dans de bonnes conditions : entre autres le contrôle de gestion, les achats, les RH, l’informatique et le service communication.

Un résumé en image :

Qu’est-ce qu’un Team Leader ?

Maintenant que la notion d’unité autonome de production (UAP) est claire, nous pouvons parler du rôle de team leader et de son impact sur la performance globale de l’entreprise.

Le team leader est un animateur d’équipe. C’est le référent organisationnel et technique d’un îlot de production.

Point essentiel : il n’a pas de rôle hiérarchique. En français, on pourrait traduite « team leader » par « chef d’équipe », mais cela renvoie une connotation hiérarchique, donc continuons avec le terme anglais. Voyez-le comme le capitaine d’une équipe !

Le diagramme de Nemoto va vous permettre de bien comprendre son rôle, ses responsabilités et ses missions clés en 3 catégories :

Donc pour résumer, le team leader va passer :

50% de son temps à APPLIQUER : faire respecter les standards au quotidien
40% de son temps à AMELIORER : créer et améliorer les standards existants
10% de son temps à INNOVER : participer à l’innovation

Nous vous proposons maintenant de suivre les étapes clés pour mettre en place le rôle de team leader au sein d’une organisation !

Etape 1 : Cadrez votre chantier

Comme pour tout nouveau projet, réunissez le sponsor et le pilote pour cadrer votre chantier et définir des objectifs SMART, pour cela, utilisez une feuille de cadrage, comme le format Six Pack par exemple.

Ce template va vous permettre de bien délimiter le chantier en y indiquant :

La problématique : quel est le problème ? (Un problème étant quelque chose de mesurable et représentant un écart entre la situation actuelle et la situation cible) : Très souvent, les entreprises remontent des difficultés à initier des démarches d’amélioration continue, des lenteurs dans la remontée et le traitement des problèmes, des performances de lignes non animées, des pratiques différentes d’un opérateur à un autre, des rôles et responsabilités peu clairs, des activités à non-valeur ajoutée qui polluent les équipes, des manques de capitalisation des savoirs / connaissances ou encore des manques de polyvalence. Ces problématiques peuvent être traitées par une réorganisation et la mise en place d’un rôle de team leader.
Le périmètre : quelles sont les bornes, les délimitations de ton chantier ? Ici, une unité de production par exemple. N’hésitez pas à traiter le sujet sur un scope plus petit pour débuter avec un pilote (faites en un chantier vitrine qui permettra de déployer au reste de l’entreprise ou de l’usine).
L’équipe : quelles sont les personnes qui doivent être disponibles ? Il va être important de mobiliser à minima le responsable de production, les superviseurs de production et le service RH (pour toute évolution de poste).
Les challenges : quels sont les enjeux pour les clients, l’entreprise et les collaborateurs ? Autrement dit : « On aura réussi si ? »
Les KPIs : quels sont les indicateurs qui vont permettre de suivre les progrès et donc la réussite du chantier ? Pensez en termes de SQCDME pour définir vos KPIs : sécurité, qualité, coût, délais, management et environnement.
Le planning : quels sont les jalons clés du planning ? Pour traiter un sujet comme celui-ci, comptez 3 à 4 mois (à ajuster bien entendu selon le scope choisi, la disponibilité des équipes et l’intensité que vous y mettrez).

Etape 2 : Réalisez le diagnostic de la situation actuelle

Commencez par analyser l’organisation actuelle et la structure des routines :

Quelle est la structure hiérarchique en place ?
Comment se passe la passation d’informations entre les équipes ?
Quelle est la logique entre les différents niveaux de routines ? (Horaires, participants, montée et descente d’informations)

Réalisez ensuite des sessions d’écoute active avec les personnes clés du processus (par exemple le responsable de production, les superviseurs, les chefs d’équipe). Pour être efficace et en faire ressortir ce que vous souhaitez, utilisez une trame préparée en amont, qui permettra d’aborder les points clés en fonction du cadrage du chantier, par exemple : les performances opérationnelles, la résolution de problèmes, les activités de management, la motivation des équipes et les axes de progrès prioritaires à engager.

Il est possible de compléter ces interviews par une enquête en ligne permettant d’impliquer davantage de personnes comme un Team Leader, un outil comme Google Survey est complétement adapté !

Allez sur le terrain pour comprendre et analyser des journées types en production. Pour cela, réalisez des observations continues de poste. Faites en ressortir les grandes catégories d’activités et détectez les gaspillages, les irritants. Vous pourrez après les retravailler avec les équipes pour en faire ressortir les activités à non-valeur ajoutée aux yeux du client, qui doivent donc être supprimées ou optimisées.

Lors de vos observations sur le genba, profitez-en pour observer le déroulement des routines d’animation (si elles existent, sans quoi c’est peut-être déjà un axe de travail 😉) :

La routine débute-elle et finit-elle dans les temps ?
Est-ce que tout le monde est présent ?
Un tableau de bord visuel est-t-il utilisé ?
Des problèmes sont-ils remontés ?
Y-a-t-il un plan d’action à jour ?
La priorité du jour est-elle connue ?

Lorsque vous aurez finalisé l’ensemble de ces activités, formalisez le diagnostic et tous ses éléments clés dans une synthèse. Faites ressortir les éléments de manière factuelle. Vous pourrez l’utiliser lors de l’atelier d’évolution des rôles, de l’organisation et de design de la feuille de route.

Etape 3 : Avant de choisir son team leader, définissez l’organisation cible

Commencez par restituer le diagnostic. Préparez-vous bien, il y aura sûrement des questions pour que tout le monde ai le bon niveau de compréhension.

L’analyse de l’organisation, de la structure des routines et des interviews doit alimenter la réflexion sur l’organisation cible à mettre en place.

Les observations réalisées sur le terrain doivent elles permettre d’identifier les activités à non-valeur ajoutée qu’il serait possible d’optimiser pour dégager du temps à consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée aux yeux du client. L’aspect factuel de ces observations va permettre de chiffrer les gains par poste et par optimisation des activités actuelles.

Pour définir l’organisation cible, inspirez-vous du modèle en unité autonome avec des îlots de production, introduit un plus haut dans cet article. C’est un bon élément de benchmark de l’organisation actuelle.

La fusion de l’ensemble des données recueillies va permettre de faire une projection sur l’organisation cible et sur les effectifs associés.

Un rôle de team leader est né de cette réorganisation ? Il ne reste plus qu’à bien clarifier ses responsabilités et objectifs.

Etape 4 : Rédigez la fiche de poste du team leader

Voici une base de travail pour la fiche de poste, c’est cadeau :

Opérer à près de 25% pour pallier les absences ponctuelles, le team leader doit donc maitriser tous les postes de travail de son équipe.
Organiser le planning et affecter les tâches en fonction des compétences de son équipe.
Garantir en temps réel et au plus proche du terrain, les performances de son équipe en matière de sécurité, de qualité, de productivité et de respect des délais.
Accueillir les nouveaux arrivants et les former aux standards du poste.
Garantir le bon climat social au sein de son équipe.
Etablir les standards et former à leur utilisation.
Garantir la qualité et le respect du travail standardisé.
Assurer et faire respecter le 5S.
Organiser le traitement des problèmes opérationnels sur son périmètre et assurer la remontée des problèmes vers le Manager d’Unité ou les autres fonctions.
Animer l’activité d’amélioration continue des standards.
Gérer l’évolution des membres de son équipe en validant leurs compétences et en organisant les formations nécessaires à leur polyvalence technique.
Impliquer les équipes dans la recherche d’amélioration et les mettre en œuvre.
Être acteur de l’innovation produit/process/machine.

*Attention à bien l’adapter à l’environnement et aux objectifs du team leader tel que défini lors de la réorganisation.

Etape 5 : Identifiez les team leader de demain

Comment repérer les collaborateurs aptes à endosser ce rôle ? ou plutôt quelles sont les compétences et qualités essentielles d’un Team Leader ? Au vu des attentes d’un team leader, notamment sur son expertise métier, il est préférable de favoriser la promotion interne. Pour cette étape, le travail en collaboration avec le service RH est indispensable ! Vous l’avez compris, le team leader va animer son équipe sur la base de standards. On vous guide pour identifier les bons profils ayant les capacités nécessaires pour devenir un bon team leader à travers 5 compétences :

La connaissance du travail : en tant que référent technique, il doit savoir comment réaliser efficacement les tâches de l’équipe, ce qui lui permettra d’être autonome sur la gestion des standards.
La connaissance des responsabilités : il est également référent organisationnel et doit donc être en mesure de dire à ses équipes ce qu’il attend d’eux.
La pédagogie : un standard établi sans formation derrière est un muda ! il doit donc avoir la capacité à former selon des méthodes sures et efficaces.
La maîtrise des méthodes d’amélioration : améliorer et optimiser les activités va passer par la capacité à détecter puis à éliminer les muda (les gaspillages), avant de standardiser la meilleure méthode de travail. Pour cela le team leader doit avoir sa « boîte à outils » pour être suffisamment autonome, la base étant la résolution de problème.
Le leadership : enfin, le nerf de la guerre est l’animation d’équipe, il doit donc être habilité à coordonner les équipes, à savoir communiquer et à gérer les relations interpersonnelles, ce qui lui permettra également de résoudre les problèmes efficacement.

Avec ces 5 capacités, vos team leader seront en mesure d’établir les standards, puis de former les équipes et de maintenir/améliorer/innover. S’ils ne les possèdent pas tous, ce n’est pas une fatalité, des formations existent ! Le plus important est de s’assurer de la motivation du future team leader, qui jouera un rôle clé dans le système d’amélioration continue !

Etape 6 : Formez et accompagnez le team leader

Il est désormais temps de passer à l’action et pour ça, la montée en compétences du team leader est clé pour assurer le succès de la démarche et l’adhésion de tous.

Formez les team leader et accompagnez-les sur leurs premières réalisations. Pour répondre aux attentes d’un team leader, opte pour un parcours Lean Yellow Belt qui permettra de voir les points suivants :

Les fondamentaux du Lean et de l’amélioration continue.
La détection des muri/mura/muda.
Les postures du manager Lean.
Le travail standard.
L’animation de la performance.
La résolution de problème.

Après la formation et selon le niveau de maturité de l’entreprise, assurez des sessions de coaching avec les team leader sur leurs premières réalisations : la création d’un standard, l’élaboration d’un tableau visuel de management de la performance, les premières animations de routines ou encore la première résolution de problème.

On vous prépare un article dans lequel seront abordés le QQOQCCP, Pareto, Ishiwaka, 5 Pourquoi, matrice de priorisation, plan d’action).

Etape 7 : Suivez et assurez un feedback continu

Pour finir, comme à chaque fois, le succès réside dans le suivi et le management.

Alors mettez en place des mécanismes pour maintenir ce qu’y a été fait dans le temps :

Des formations régulières des équipes.
La participation à des évènements de sensibilisation.
La participation à des chantiers d’améliorations.
L’accompagnement sur les bonnes pratiques, comme lors des routines d’animation de la performance.
L’évaluation des performances du team leader.
Les perspectives d’évolutions au sein de l’entreprise.

Conclure avec le rôle du team leader

En conclusion, l’instauration d’unités autonomes de production (UAP), avec le rôle central du team leader, se révèle être un élément crucial pour maintenir une position de leader sur le marché industriel. Cet article vous a offert un aperçu pratique, axé sur l’action, pour intégrer ce profil stratégique au sein de votre organisation.

N’oubliez pas, le succès durable réside dans la mise en œuvre de solutions tangibles et dans l’adaptation continue aux défis en constante évolution de l’industrie. En intégrant progressivement ces pratiques et en soutenant le développement des équipes, vous propulserez non seulement la compétitivité de votre entreprise, mais aussi sa capacité à s’adapter et à prospérer dans un paysage industriel en perpétuelle mutation.

L’expertise réside dans l’application judicieuse de ces concepts au contexte spécifique de chaque organisation. Vous êtes désormais armé(e) de connaissances et de stratégies pour donner un nouvel élan à votre entreprise. Continuez d’explorer, d’innover et d’intégrer ces principes dans vos démarches pour un impact transformateur et durable.

A vous de jouer !

Le team leader est un acteur essentiel pour garantir la fluidité et la performance des unités autonomes de production. En suivant les étapes pratiques que nous avons détaillées, vous serez capable d’implanter ce rôle stratégique avec succès dans votre organisation.

Pour aller plus loin, découvrez notre prochain article dédié aux outils et méthodes de résolution de problème, un atout indispensable pour vos managers et leaders.